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Wie bekomme ich eine Liste der Rechnungen für Finanzamt oder Steuerberater?
Es gibt einige Voraussetzungen, die geklärt werden müssen - dann aber können Sie komfortabel eine Liste aus apollonia® erzeugen.
Alles beginnt im Menü "Statistik" - dort finden Sie den Punkt: Umsatzsteueraufstellung.
Danach erscheint die Eingabemaske, mit der Sie einige Einstellungen für die Datenzusammenstellung auswählen können (müssen)!
Wählen Sie zunächst den Zeitraum (hilfsweise sind auch Quartal und Monat eines Jahres anwählbar - ansonsten in "Zeitraum" die freie Eingabe.
Wählen Sie die Auswertung nach Rücksprache mit der Praxisführung bzw. dem Steuerberater aus. Sie müssen je nach Buchhaltung und Jahresabschluss entweder "vereinnahmte Entgelte" (für die Praxen mit Einnahme-Überschuss Rechnung) oder "Vereinbarte Entgelte" (für die Praxen mit einer Bilanzierung) anwählen. Da sind Sie nicht frei in der Wahl - das muss stimmen!
Dann können Sie entscheiden, wie ausführlich die Informationen sein sollen. Für Ämter ist sicher nicht mehr (Datenschutz) als die "Zusammenstellung" herauszugeben - zwar ist das Recht zur Prüfung zu beachten, das kann und darf aber nur in Stichproben stattfinden. Für den Steuerberater werden oft auch die Rechnungen nötig, die er als Beleg gebucht hat - der erste Punkt. Die Angaben inklusive der Patientennamen ist eigentlich nur für praxisinterne Kontrollzwecke zu erzeugen!
Nach Aktivieren des Druckersymbols wird der normale Druckerdialog gezeigt, der Ihnen dann die Wahl läst, ob Sie eine pdf in Vorschau erzeugen (hier als Beispiel angezeigt) oder ein Export der pdf-Datei oder natürlich auch den Ausdruck selbst.
Bitte beachten Sie: Das Finanzamt schaut bei der Prüfung besonders gerne auf die Umsatzsteuer. Zum einen sind natürlich bestimmte Materialien umsatzsteuerpflichtig - da haben Sie keine Wahl, zum anderen wird natürlich genau untersucht, ob es sich wirklich um Heilbehandlungen handelt. Nur dafür gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz. Sobald die Materialien als Einsatz bei Schönheitsbehandlungen (Zahnschmuck, zum Teil Bleaching usw.) bewertet werden, ist die normale Umsatzsteuer fällig - also 19% statt 7% (Stand 2025). Das kann natürlich schnell zu Nachforderungen von 12% auf alle Umsätze führen. Ausserdem können Sie auch bei den Behandlungen selbst (Honorar) umsatzsteuerpflichtig werden - das verursacht einen noch größeren Schaden für Ihre Praxis. Deshalb ist es wichtig, alle Entscheidungen über die Einstufung von Behandlungen aus steuerlicher Sicht mit Experten zu überprüfen und ggf. VORHER beim Finanzamt Rücksprache zu halten - nur so können Sie Kämpfen vor Gerichten wegen größerer Nachforderungen halbwegs sicher entgehen!
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